Prezentowana baza danych odtwarza pierwotny układ dwóch odrębnych zbiorów ikonograficznych utworzonych w ramach działalności warszawskiego Towarzystwa Opieki nad Zabytkami Przeszłości – archiwum fotograficznego i zbioru rycin – których elementy rozproszone są dzisiaj przede wszystkim między warszawskie Muzeum Narodowe i Instytut Sztuki PAN.
Układ archiwum fotograficznego – czyli zbioru negatywów – zrekonstruowany jest na podstawie znajdującego się w zbiorach Instytutu Sztuki PAN trzytomowego niemieckojęzycznego inwentarza. Sporządzony na początku lat 40. przez funkcjonariuszy faszystowskiego urzędu konserwatorskiego ustanowionego w Krakowie (DGG) stanowi zapewne dosłowne tłumaczenie zaginionego dziś inwentarza tej kolekcji, który spisany został w dwudziestoleciu międzywojennym w ramach działalności TOnZP bądź CBI (instytucji, do której zbiór ten został przekazany w latach 1936–1938). Wskazują na to zamieszczone przy nazwach miejscowości określenia powiatów, które odnoszą się do podziału administracyjnego II Rzeczypospolitej.
Układ zbioru rycin – czyli kolekcji grafik, odbitek fotograficznych, wycinków prasowych, rysunków architektonicznych, szkiców, albumów ilustrowanych – odtworzony został na podstawie pierwszego (i zapewne jedynego) inwentarza tej kolekcji, który udało się odnaleźć w zbiorach Muzeum Narodowego w Warszawie. Został on najpewniej sporządzony w latach ok. 1914–1918 (być może część wpisów jest trochę późniejsza).
Ze względu na to, że zakres pól obu inwentarzy jest podobny, oraz na to, że informacje w nich zawarte krzyżują się w wielu miejscach (ci sami fotografowie, ofiarodawcy, miejsca i obiekty przedstawione na negatywach, odbitkach czy grafikach), oba zbiory opisane zostały w we wspólnej bazie danych.
Obiekty uporządkowane są według pierwotnych numerów inwentarza: te ze zbioru rycin (za księgą inwentarzową) zaopatrzone są przedrostkiem „R” (rycina), negatywy zaś przedrostkiem „N” (negatyw).
Układ bazy wychodzi od najbardziej rozbudowanych opisów fotografii dokumentacyjnych, do których, zarówno w przypadku negatywów, jak i odbitek, dołączono nazwę miejscowości i jej przynależność administracyjną. W przypadku takich obiektów w pierwszych rubrykach bazy odnotowana jest nazwa miejscowości, jej oboczności bądź współcześnie obowiązujące nazewnictwo oraz dookreślenie administracyjne. Dla ujednolicenia zapisu – inwentarze spisywane były w zmiennej rzeczywistości politycznej – przyjęliśmy za podstawę podział administracyjny II Rzeczypospolitej. Jedynie w przypadku miejscowości, które pozostały poza ówczesnymi granicami państwa polskiego, odwołaliśmy się do podziałów sprzed 1914 r.
Pole „Tytuł obiektu” zawiera zapis idący za księgami inwentarzowymi oraz (w przypadku zbioru rycin) za opisami, którymi są opatrzone oryginały (dane te umieszczano na kartonach, na których naklejano obiekty), a także za pierwotnymi fiszkami kartotecznymi, które udało się odnaleźć w zbiorach Muzeum Narodowego w Warszawie. Tytuły negatywów, jako że są przynajmniej podwójnie zapośredniczone (są tłumaczeniem z języka niemieckiego prawdopodobnie pierwotnych tytułów w języku polskim), określone są mianem „Tytuł nowy”, podobnie jak nieliczne tytuły obiektów ze zbioru rycin, które zostały nadane przez zespół opracowujący bazę danych, jako że nie odnotowano ich w historycznych źródłach. Pierwotne tytuły obiektów ze zbioru rycin przytoczone są dosłownie, z zachowaniem ówczesnej ortografii i skrótów (skróty rozwijane są tylko w tych wypadkach, gdy ich nadmierna liczba uniemożliwia odczytanie tytułu), lecz wedle współczesnych zasad stosowania wielkich i małych liter.
W polu „Autor, wydawca” podane są nazwiska autorów i/lub wydawców rycin, rysunków, wydawnictw odnotowanych w zbiorze rycin. Nazwiska autorów fotografii – zarówno ze zbioru rycin, jak i z archiwum fotograficznego – zapisane są w wyodrębnionym polu „Fotograf”. Atrybucje, które nie pochodzą z inwentarza lub źródeł historycznych, podane są w nawiasie kwadratowym , zaś jako „N.N.” wyszczególnione są obiekty, których autorstwo nie zostało ustalone. W przypadku, gdy autorstwo jest domniemane, to po nazwisku fotografa umieszczony jest znak zapytania.
W polu „Wymiary” odnotowano (w centymetrach) wysokość x szerokość obiektów z dokładnością do 1 mm. W przypadkach gdy rzeczywista ich wielkość różni się znacznie od odnotowanej w inwentarzach, jest ona podana za danymi z inwentarza, w nawiasie kwadratowym. Obiekty ze zbioru rycin, za inwentarzem, zaopatrzone są również w określenie formatu.
Pole „Technika” w przypadku rysunków, grafik i wydawnictw wypełnione jest za inwentarzem, w przypadku zachowanych fotografii oparte jest jedynie na wstępnej analizie obiektów.
Pole „Datowanie” wypełnione jest na podstawie informacji zawartych w inwentarzu, a w przypadku fotografii – również na podstawie analiz porównawczych i wstępnych badań źródłowych. Zarówno w przypadku negatywu, jak i odbitki podawana jest dokładna bądź orientacyjna data wykonania zdjęcia, a nie jego wywołania. W przypadku fotografii orientacyjne datowanie podawane jest zawsze, zaś w przypadku innych obiektów – zazwyczaj tylko wówczas, gdy odnotowane jest ono w inwentarzu.
W polu „Proweniencja” zapisano nazwiska osób i nazwy instytucji, od których dany obiekt do zbiorów TOnZP trafił drogą daru lub kupna. Niekiedy, gdy adnotacje i pieczątki odsyłają do kilku nazwisk bądź instytucji, podane są one w kolejności chronologicznej.
W przypadku fotografii starano się odnotowywać inne znane jej wersje: negatyw oryginalny i wtórny, pozytyw oryginalny i wtórny. W osobnym polu opisano odbitki wykonane z negatywu, które udało się powiązać z historycznymi zbiorami funkcjonującymi do 1945 r. (osobno w zbiorach Instytutu Sztuki PAN, osobno te odnalezione w innych kolekcjach).
W polu „Uwagi” wyszczególniono wszelkie dodatkowe informacje i objaśnienia dotyczące okoliczności powstania i funkcjonowania obiektu.
W polu „Obecny numer inwentarzowy” podano – w przypadku zidentyfikowania przez nas zachowanych obiektów – ich współczesny numer, pod którym odnotowano je w inwentarzach Muzeum Narodowego w Warszawie bądź Instytutu Sztuki PAN.
Baza zaopatrzona jest w krótkie biogramy 199 fotografów (zakładka „Fotografowie”) oraz 111 osób, od których nabyte zostały obiekty do obu kolekcji ikonograficznych (zakładka „Proweniencja”). Informacje te można wywołać poprzez wybór odpowiedniej zakładki.
Wpisy dotyczące negatywów w archiwum fotograficznym oraz te dotyczące fotografii w zbiorze rycin zostały sporządzone na podstawie dokładnej analizy zachowanych obiektów i ujednolicone. W przypadku obiektów ze zbioru rycin przechowywanych w Muzeum Narodowym w Warszawie bądź niezachowanych, gdzie zespół opracowujący bazę nie miał możliwości bardziej dogłębnego ich studiowania, wpisy mają niemal wyłącznie charakter transkrypcji źródła: nie zostały ujednolicone, a informacje w nich zawarte – zweryfikowane.
Na płycie „Archiwum fotograficzne” znajdują się wizerunki wszystkich zachowanych w Instytucie Sztuki PAN obiektów z tej kolekcji, zaś na płycie „Zbiór rycin” – wizerunki wszystkich zachowanych w Instytucie Sztuki PAN kartonów (verso i recto) oraz zbliżeń naklejonych nań obiektów z tego zbioru. Łącznie płyta „Archiwum fotograficzne” zawiera 10270 wizerunków, co stanowi niemal 95% pierwotnego zasobu tej kolekcji, liczącej wg inwentarzy 10 759 obiektów. W części przypadków, kiedy to oryginalny negatyw nie istnieje lub zachowany jest fragmentarycznie, ukazano wizerunek negatywu wtórnego. Płyta „Zbiór rycin” zawiera 6151 dwustronnych wizerunków kartonów oryginalnych (pola „Karton recto” i „Karton verso”) z ok. 3500 wizerunkami obiektów (pole „Wizerunek”), co stanowi ok. 25% pierwotnego zasobu kolekcji, która liczyła przynajmniej 13 372 numery inwentarzowe. W przypadku, gdy na kartonie naklejonych jest więcej wizerunków to można je przeglądać wybierając kolejne numery porządkowe w polu „Wizerunek”.
W „Menu” znajdują się zakładki: „Wprowadzenie”, „Kontakt” oraz trzy przeglądarki: „Fotografowie” (krótkie biogramy wszystkich zidentyfikowanych fotografów); „Proweniencja” (krótkie biogramy osób i instytucji, od których nabyte zostały obiekty do archiwum fotograficznego i zbioru rycin) oraz „Skróty” (rozwinięcie zastosowanych w bazie skrótów nazw instytucji). Ponadto, na płycie „Zbiór rycin” znajduje się przeglądarka z wizerunkami wszystkich zachowanych obiektów z tej kolekcji, których numerów inwentarzowych nie udało się określić.
Bazę danych przeszukiwać można według pól: numer inwentarzowy (dawny i obecny), nazwa miejscowości, tytuł (dawny i nowy), fotograf oraz proweniencja. Wersja dostępna on-line zaopatrzona jest dodatkowo w wyszukiwarkę pełnotekstową. W zakładce ustawienia znajdują się opcje przeszukiwania „Tylko ze zdjęciami” i „Tylko bez zdjęć”.
Baza dostępna jest również na stronach internetowych www.tonzp.dziedzictwowizualne.pl i www.tonzp.visualheritage.pl, gdzie jest ona sukcesywnie uzupełniana i rozbudowywana.
W przypadku wszelkich uwag autorzy proszą o kontakt: tonzp1906@gmail.com